Повелители командировок

Как перестать пользоваться услугами агентов-посредников при заказе билетов в компании и сократить расходы на путешествия сотрудников? Обзор рынка систем управления командировками.

Самостоятельное планирование путешествий, бронирование и покупка билетов и гостиниц через интернет давно уже стали обыденным явлением. Все больше активных людей отправляется в поездки "дикарями" - настолько просто стало спланировать и организовать свое путешествие.

А как обстоит ситуация в корпоративном секторе? Есть ли сервисы, позволяющие облегчить жизнь командировочным? Ведь если дать возможность сотруднику самостоятельно оформлять проездные документы, то это, как минимум, сэкономит организации сервисные сборы, получаемые агентством, которое обычно выполняет эту работу, сэкономит время сотрудников бэк-офиса компании, да и сам командируемый сотрудник сможет более оптимально подобрать маршрут и билеты. Более того, с помощью системы можно избежать несогласованных расходов - многим приходилось слышать директорское возмущение: "А кто позволил ему лететь бизнес-классом!?".

В общем, в теории - от системы управления командировками одни плюсы. Подобные решения давно используются в развитых странах: например, сегмент авиаперевозок и бронирования билетов уже много лет работает только в режиме сервиса online (т.е. без специального программного обеспечения на компьютерах пользователей, только через интернет-браузер).

Что же предлагается сегодня компаниям на российском рынке?

Сразу уточним: сервисов, предлагающих услуги по продаже билетов частным путешественникам, очень много. С корпоративными клиентами - гораздо сложнее.

На запрос "управление командировками" Google выдает в основном одну систему - компанию Tilbi (www.tilbi.ru). Казалось бы, это то, что нужно: в системе можно заказать билеты, гостиницы, машину, согласовать заявку на командировку с руководством, сформировать авансовые отчеты, сформировать пакет бухгалтерских документов. Систему можно использовать как в режиме стандартного SaaS (Software as a service, ПО как услуга) - когда решение размещается на серверах провайдера, так и в кастомизированном виде - разработчик предлагает услуги по внедрению.

Стартовая страница Tilbi

Все бы хорошо, но на сайте системы Tilbi сообщается, что система в разработке и запуск бета-версии планируется в июле 2010 года. А уже август на дворе. Идем дальше.

Электронный back office от компании "КОРУС Консалтинг" (www.edisfera.ru). Эта система также предлагает весь нужный набор сервисов: оформление командировок, бронирование билетов, ведение дополнительных расходов в командировках, интеграция с корпоративными информационными системами, формирование аналитической отчетности - куча функционала, и, в отличие от Tilbi, все уже работает. Но системой нельзя воспользоваться в тестовом режиме онлайн. Разработчик предлагает или использовать ее по модели SaaS - приложение развернуто на серверах "КОРУС Консалтинг", либо внедрять решение как часть корпоративного интранета. В любом случае, для тестовой работы с системой необходимо связаться с сотрудниками "КОРУС". Впрочем, так у всех провайдеров.

Back office от "КОРУС Консалтинг"

На сайте www.edisfera.ru утверждается, что применение "Электронного back office" позволяет сократить расходы компании до 75% при оформлении командировок и до 35% проездных расходов. Очевидно, что последнее можно посчитать, если учесть возможность возврата билетов в любое время. Представим ситуацию: вы купили билеты, уехали с ними из офиса - завтра в 8 утра на поезд, поздно вечером у вас поднимается температура и вы понимаете, что командировка отменяется. Билеты, по крайней мере, в один конец - туда - пропали. Так было раньше. Но с помощью "электронного back office" можно отменить билеты в любое время, при этом штраф за возврат "электронных" железнодорожных билетов взиматься не будет, а за авиа - только сбор, устанавливаемый авиакомпанией (эти сборы всегда разные).

"КОРУС Консалтинг" также разработал приложение для iPhone, которое позволяет управлять поездками прямо с телефона из любой точки мира в режиме 24/7. Разработчик обещает, что в ближайшее время приложение можно будет бесплатно загрузить из AppStore.

Третий игрок на рынке систем управления командировками - система Star Liner от компании Nicko Travel Group. Набор функций тот же, что и у конкурентов. Кроме, пожалуй, эксклюзивного модуля "Оформление виз и приглашений". Впрочем, никаких чудес он не предлагает - от общения с консульством (как следствие - от очередей) система не избавляет: здесь всего лишь можно заполнить анкету и ознакомиться со списком необходимых документов. "Пощупать" систему в тестовом режиме не удается - надо писать заявку. Ознакомиться подробнее с возможностями системы можно в презентации info.starliner.ru/files/visual/StarLinerprezent.pdf.

Страница входа в систему Star Liner

"Начинка" у всех систем одна - это партнерские системы и интерфейсы, выстроенные вокруг основных систем бронирования билетов - Amadeus, Galileo, Sirena, УФС. У каждого разработчика они по-своему кастомизированы и отличаются набором дополнительных функций. С учетом запаздывающего Tilbi пока выбирать можно из двух систем: электронный back office "КОРУС Консалтинг" и Star Liner от Nicko Travel.

Решение от "КОРУС Консалтинг" интереснее для тех компаний, которые имеют большой "оборот" командировок - то есть крупным предприятиям, например территориально распределенным холдингам. Таким компаниям имеет смысл подумать о подключении системы как части интранета, так как в этом случае можно подключить и другие функции сервиса по поддержке жизнедеятельности офиса - кадровое делопроизводство, CRM, учет рабочего времени сотрудников, аналитику и пр.

Star Liner подходит тем, кто не хочет тратить время, деньги и силы на внедрение системы, то есть сегменту малого и среднего бизнеса.

Интересно, что "КОРУС Консалтинг" много лет разрабатывает online-сервисы для бизнеса и в данном случае пошел в новое для себя направление - отчасти пересекающееся с сегментом услуг для массового потребителя, а Nicko Travel Group, наоборот, классический туроператор, занявшийся разработкой ИТ-сервисов в интернете. Все компании сегодня понимают преимущества и удобства IT-технологий для бизнеса и частных лиц и двигаются в этом направлении.

Очевидно, что выгоды от использования системы управления командировками в любом случае будут, независимо от выбора провайдера - хотя бы на экономии времени сотрудников собственного бэк-офиса (административного или хозяйственного департаментов) и сокращении стоимости билетов.

Павел Житнюк
23.08.2010

Смотрите также: